La gestión de contratos de construcción con Libros Abiertos, conocidos también por su término en inglés Open Book, es un proceso estructurado para la gestión y transparencia de datos en materia de costes, operaciones y rendimiento entre un proveedor y su cliente.
Ventajas
Las ventajas que se obtienen de la gestión con Libros Abiertos son:
Promover un comportamiento colaborativo entre cliente y proveedor a través de la transparencia financiera.
Ofrecer un pago justo para el proveedor, un valor adecuado por el dinero empleado por el cliente y una mejora de los resultados para ambos a lo largo del ciclo de vida del contrato que los une. Generalmente esta metodología va acompañada de ciertas medidas de reparto de ahorros o de riesgos.
Facilitar la visibilidad sobre posibles riesgos y desviaciones, incrementando el grado de certidumbre.
Reducir o eliminar las órdenes de cambio, los contradictorios y modificados.
Aplicación
Esta forma de gestión está ligada y forma parte indispensable de algunos de los métodos de Contratación Colaborativa que se están utilizando en la industria de la construcción con resultados que mejoran el rendimiento obtenido por otras metodologías de desarrollo de proyectos de construcción. Algunos ejemplos de estos métodos son Integrated Project Delivery, Lean Project Delivery System, Contratos Alliance, Contratos Partnership, Construction Management at Risk o Two Stage Open Book with Guaranteed Maximum Price (puedes leer más sobre estas metodologías en este post).
Los Libros Abiertos pueden ser empleados para proyectos de construcción de cualquier tamaño o grado de complejidad, proporcionando total transparencia con respecto a los costes reales del proyecto. Erróneamente se cree que esta metodología puede conllevar la falta de competitividad económica de las ofertas, contrariamente a lo que realmente ocurre, como explicaremos más adelante.
Cómo funciona
Generalmente la aplicación de los Libros Abiertos forma parte de las decisiones del promotor en cuanto a la metodología de desarrollo de proyectos que se va a emplear para una oportunidad concreta o como estrategia habitual de enfocar la gestión de contratos. Como hemos mencionado, se puede emplear con varias metodologías, pero en todas ellas la decisión de su aplicación forma parte de la estrategia de gestión que se adopte.
Su adoptación viene habitualmente ligada a otra decisión, conocida como Involucración Temprana del Contratista (o Early Contractor Involvement en inglés), que implica la contratación temprana del Contratista General, el Construction Manager o los Contratistas Clave, de manera que participen en la fase de Pre-Construcción (en algunos casos, como en IPD, incluso en una fase previa conocida como Validación), en lugar de incorporarse mediante un proceso de licitación sobre la base de un proyecto terminado, con una oferta a precio cerrado (y Libros Cerrados).
Esa incorporación temprana facilita la evaluación y valoración, e idealmente el diseño buscando un valor objetivo (Target Value Design, el valor implica no solo un presupuesto sino también cualesquiera otros objetivos acordados) con la participación, junto al personal del promotor, del equipo de Diseño y el/los Contratista/s o Construction Manager. Esto implica un proceso de contratación diferente al habitual, en el que se valora un conjunto de valores (experiencia, equipo, organización, metodología, oferta comercial) y no sola o fundamentalmente una oferta económica. De ello hablaremos en otro post.
En el proceso de contratación se establecerán aquellas partes del presupuesto que no se gestionarán con Libros Abiertos, como suelen ser los Gastos Generales y el Beneficio. También se definirán con claridad que aspectos sí serán gestionados de forma transparente, como serán habitualmente los costes directos e indirectos.
También se suele pactar una bolsa de Contingencias, en base a un cálculo de riesgos y oportunidades construido entre todo el equipo de proyecto, que permita hacer frente a las eventualidades con transparencia y sin poner en riesgo los objetivos pactados.
El uso de Libros Abiertos implica necesariamente que va a existir una comunicación transparente sobre las ofertas y costes reales entre el Contratista General o Construction Manager y el Cliente, incluso pudiendo hacerlo extensivo a otros industriales. El Contratista no cargará un coeficiente de paso sobre las diferentes contrataciones o suministros, pues sus Gastos Generales y Beneficio han sido fijados y acordados previamente y no variarán en función de los costes reales.
Durante la Fase de Pre-Construcción, los Libros Abiertos servirán para que el Contratista aporte información sobre su evaluación de costes en base al diseño, las calidades y las soluciones que el proyecto va definiendo. Ello permitirá, en sucesivas iteraciones, configurar y avanzar en el proceso de diseño con certidumbre sobre los costes reales de lo proyectado. En esta fase se podrá contar también con ofertas económicas de proveedores e industriales, que serán compartidas con todo el equipo de proyecto, el cual podrá proponer candidatos para los diferentes lotes.
Durante la Fase de Construcción, los Libros Abiertos se emplearán para la revisión y adjudicación de los diferentes lotes mediante comparativos compartidos con todo el equipo de proyecto, con las ofertas reales a la vista. Esto hace que cada lote que se cierre se haga con la oferta más competitiva posible (que no necesariamente la más económica), donde se podrá valorar y decidir qué aspectos son los más adecuados para valorar cada una de las contrataciones, en base a los objetivos que se hayan pactado.
La confección y validación de las certificaciones será directa, al generarse con la suma de los costes reales, es decir, de las facturas de los diferentes industriales y proveedores, con la parte que corresponda de Gastos Generales y Beneficio que se haya pactado.
Un correcto funcionamiento de los Libros Abiertos requiere además de un sistema de gestión y comunicación que permita la fácil consulta de la información: proformas, facturas, nóminas o cualquier otro elemento que deba ser considerado coste real y validado. El promotor o el equipo en quien delegue la gestión debe ser capaz de hacer un seguimiento de esta información y auditarla cuando se considere necesario.
Conclusiones
El empleo de Libros Abiertos en la gestión de contratos de construcción aporta muchas ventajas. Es una herramienta necesaria si se quieren emplear metodologías colaborativas y trabajar con transparencia, aportando un ambiente de trabajo que facilita la anticipación de problemas potenciales y la reducción de sorpresas en procesos de licitación y durante la ejecución de las obras.
Su aplicación facilita enormemente la valoración de alternativas y la resolución de eventualidades, especialmente cuando va acompañada de una gestión compartida de riesgos y beneficios, consiguiendo un total alineamiento de objetivos entre contratista y cliente, idealmente incluyendo también al proyectista.
Los Libros Abiertos forman parte de la revolución que las nuevas formas de gestión colaborativa de contratos de construcción representan para la industria, con la mejora de resultados para todos los implicados que representan.
En Vivare somos especialistas en gestión de proyectos con Metodologías Colaborativas, adaptando las mejores prácticas a cada proyecto y cliente para obtener los mejores resultados posibles para todos los involucrados. Nos encargamos de la implantación de la gestión de Libros Abiertos y nos aseguramos de su correcta aplicación y funcionamiento para obtener todas las ventajas que su uso implica.